Да се уверите, че клиентите ви могат да се свържат с вас, е една от предпоставките не само за отлична комуникация, но и за увеличаване на приходите ви. За да сте сигурни, че ще ви намерят по всяко време, можете да използвате т.нар. универсален адрес.
Универсален адрес (или универсален акаунт) е вид акаунт, който препраща имейл съобщения, когато те са изпратени на несъществуващ адрес. По този начин можете да продължите комуникацията, дори когато някой не знае адреса, на който я изпраща.
Днес ще ви обясним как функционира “catchall” адресът, какво представлява “catchall” имейлът и ще ви покажем защо (не) да го използвате за бизнес комуникацията си.
Как функционира универсалният имейл
Универсалните сървъри са създадени, за да гарантират, че собствениците на фирми не пропускат проблеми, въпроси или потенциални клиенти. Например, ако клиент се опитва да изпрати имейл и адресът не съществува, той ще получи съобщение за грешка и имейлът ще се откаже .
При използването на универсален адрес в домейна се използва вид препращане на имейли. Дори имейлите, изпратени до невалидни имейл адреси, достигат до входящата ви поща.
Какво е универсален имейл акаунт?
“Универсално” означава нещо, което включва различни неща. Често се създават универсални имейл адреси, за да се гарантира, че имейлите все пак ще бъдат получени, дори ако подателят е допуснал грешка при въвеждането на имейл адреса.
Понякога обаче те могат да предизвикат проблеми. Например, сървърите “catch-all” понякога могат да улеснят спамърите да бомбардират домейна с нежелани съобщения . Поради тази причина една обща пощенска кутия често се претоварва със спам и става функционално безполезна.
Пример за създаване на универсален имейл адрес в Zoho. Източник:
Един универсален имейл адрес често води до объркване и правилното му използване изисква разбиране на това какво представляват, как се използват и как работят. Универсален имейл акаунт означава адрес, който е настроен да получава съобщения, адресирани до грешен имейл адрес за даден домейн.
Причини да имате универсален имейл
За много компании е важно да разполагат с универсална пощенска кутия, конфигурирана за бизнеса, въпреки рисковете от спам и фишинг атаки . Универсалните пощенски кутии могат да действат като спасителна лодка за грешно въведени или изписани имейл адреси и могат да спасят компанията ви от пропускане на потенциално важни имейли поради дребни грешки, допуснати в имейл адреса.
Недостатъци на универсалните домейни и имейл адреси
Основната цел на създаването на “catch all” домейни и имейл адреси беше да се гарантира, че нито един имейл до този домейн няма да бъде отхвърлен и в крайна сметка загубен. Домейнът “catch all” е настроен да приема всички имейли, без да отхвърля нищо, което го прави полезен за всички, които се притесняват от риска да пропуснат важни съобщения.
Те обаче бързо бяха използвани от спамърите. Сега спамърите се нуждаят само от името на домейна, за да започнат да изпращат спам съобщения, без да им се налага да търсят потребителски имена или да търсят имейл адреси. Поради начина, по който работят имейлите за улавяне, спамърите трябва само да поставят всичко, което им харесва, пред домейна и да изпратят съобщението – и то ще пристигне в пощенската кутия за улавяне.
В резултат на това се получават тонове нежелани имейли, изпратени до несъществуващи потребители. А тези спам съобщения са една от най-честите причини, поради които много фирми не си правят труда да създадат универсален адрес.
Как да настроите универсален имейл адрес по два начина
Въпреки потенциалните проблеми, има различни причини да обмислите създаването на универсален имейл адрес във вашия имейл домейн. Един универсален имейл адрес ще предотврати връщането на имейли обратно към подателя като недоставена или да пренасочвате имейли, които случайно са били адресирани до неправилен имейл адрес. Повечето доставчици на имена на домейни ви позволяват да настроите универсален имейл адрес. Някои от тях предлагат тази услуга безплатно, а други събират такса.
Можете да създадете универсален имейл адрес в Office365, като създадете динамична група за разпространение. В този списък са изброени всички имейл адреси на компанията в Office365, които да получават имейли от външни домейни. Ще трябва също така да настроите споделена пощенска кутия, в която многото получатели на организацията да могат да преглеждат имейли, изпратени чрез междинната пощенска кутия.
Настройка на облачен хостинг
Създаването на обща пощенска кутия е сравнително лесно за тези, които използват хостинг в облака. Повечето инструменти за управление на имейли ви позволяват да създадете междинен имейл адрес.
Настройка на полунает хостинг
Предприятията, които използват полунает хостинг, обикновено могат лесно да настроят общ имейл адрес, особено в случаите, когато имейлите се обработват от платформата за хостинг в облака.
За какво се използва сборният имейл?
Първоначално уебмастърите използваха универсални имейли и сървъри, за да предотвратят загубването на имейли, когато те се изпращат до несъществуващ имейл адрес. Грешните имейл адреси се пренасочваха към обща “catch-all” пощенска кутия, която се преглеждаше редовно, за да се гарантира, че няма пропуснати важни съобщения.
Въпреки че на теория това може да звучи като добра идея, истината е, че повечето пощенски кутии днес са препълнени със спам и нежелани имейли, което в крайна сметка може да затрудни намирането на важни съобщения.
Наред с това универсалните имейл адреси не могат да бъдат проверявани, което е още една причина, поради която някои хора ги намират за толкова неприятни. За разлика от повечето сървъри, SMTP не може да се използва, за да разберете какво се случва .
Някои услуги могат да потвърдят, че домейнът е активен, а има и усъвършенствани услуги, които могат да открият конфигурация “catch-all”. Единственият начин да се провери дали пощенската кутия съществува, е да се изпрати имейл до адреса, което може да представлява риск за вашата репутация на изпращача.
Какво представлява домейнът “catchall”?
Когато проверявате списък с домейни или имейли, най-вероятно ще се натъкнете на някои резултати, които са отбелязани като неизвестни със статус “сървърът е в неизвестност”.
По принцип това означава, че това са домейни, които са настроени да приемат имейли, но винаги ще отговарят с “ОК”, независимо от това каква пощенска кутия им е предоставена.
Поради тази причина повечето услуги за проверка на електронна поща винаги отбелязват домейните от типа “catch-all” като непознати. Поради естеството на тези домейни единственият начин да се разбере със сигурност дали имейл адресът е валиден е да му изпратите имейл.
Въпреки това много от електронните адреси, които са включени в списъка, вероятно са валидни, като в тези случаи резултатите ще бъдат включени отново в основния списък, след като изпратите имейл за проверка. Постепенното извършване на тази дейност е най-добрият начин да се уверите, че общият ви Степен на отпадане се поддържа на ниско ниво.
Обхващане на всички най-добри практики в областта
Счита се за лоша практика пощенски сървър да приема несъществуващи имейл адреси, преди да ги върне обратно. Първоначално тази практика е била прилагана поради това, че спамърите са проучвали пощенските сървъри за получатели на електронна поща, с идеята, че спамърите няма да могат да проучват точно пощенския сървър за получатели, което ще доведе до тяхното преместване и намаляване на спама.
Спамърите обаче проявиха изобретателност и бързо се научиха да манипулират поведението на сървъра в своя полза. По-добрият подход е несъществуващите имейли да се отхвърлят направо, за да се предотврати получаването на съобщения, приемането им и последващото им връщане обратно.
Защо всички имейли се връщат?
Ако изпращате маркетингови имейли, вероятно в списъка ви ще има някои универсални имейли. Докато някои имейли ще намерят своя път към въпросния домейн, други никога няма да достигнат до входящата кутия, често поради количеството спам, което тези пощенски кутии получават. Компаниите могат да настроят сървърите да получават всички имейли за определен период от време, но винаги има възможност да деактивират тази функция в бъдеще, което може да доведе до отпадане на имейлите ви.
Отказващите се имейли могат да нанесат големи щети на репутацията на вашия подател, особено ако процентът на отказите е по-висок от индустриалния стандарт от 2%, което е червен флаг за доставчиците на интернет услуги и имейли.
Високият процент откази показва на доставчиците на имейли, че не държите на добра хигиена на електронната поща и съществува риск да не сте легитимен подател.
В резултат на това изпращането на имейли до домейни, които са “catchall”, е рисковано, тъй като може да се окаже, че ще бъдете изпратени в папките за спам на други получатели, дори и да имате най-добри намерения и да спазвате всички най-добри практики за изпращане на имейли.
Най-добрият начин да избегнете това е да почистване списъка си с имейли редовно. Когато пускате списъка си през инструмент за проверка на имейли, обикновено ще получите процент от резултатите, които са посочени като рискови или “catchall” имейли.
Някои компании могат да изберат да играят на сигурно, като изтрият всички тези имейли от списъка си, докато други могат да подходят предпазливо, за да определят кои от тях са безопасни за изпращане и кои не.
Можете да намерите инструменти, чрез които да прегледате резултатите, за да получите по-добра представа за това колко рискови са те и да прецените кои от тях да запазите и кои да премахнете от списъка си.
Един общ имейл адрес може да бъде идеален начин за получаване на имейли, които иначе биха изчезнали. Преди да го създадете обаче, е важно да разберете недостатъците и риска от спам.
Имейл за събиране на информация в опаковка
Създаването на универсален адрес може да бъде добър начин да се гарантира, че не пропускате имейли и че винаги сте на разположение на клиентите си. Трябва обаче да знаете, че това може да доведе до получаване на много спам. Решението е ваше и се надяваме, че днес сме ви улеснили.
А ако изпращате кампании по имейл, трябва да знаете, че много от получателите ви също имат универсални адреси. Използвайте Bouncer, за да проверявате списъците си с имейли и да откривате “catch-all” адреси, за да знаете, че не трябва да изпращате съобщения до тях.
Изпробвайте го безплатно още днес!
Често задавани въпроси
Какъв е примерът за универсален имейл адрес?
Тя може да изглежда по следния начин: allemails@domain.com . Точният адрес обаче се различава в отделните домейни.
Мога ли да добавя универсален имейл акаунт в Gmail?
Да, възможно е да добавите универсален адрес дори в Gmail. Просто трябва да добавите нов акаунт в работното си пространство в Google и да го настроите да действа като “catch-all”.
Можете ли да проверявате имейли от типа “catch-all”?
Повечето инструменти за проверка на имейли не могат да направят това, но Bouncer може. С помощта на Bouncer можете да идентифицирате имейли, които не са включени в списъка, като ги прекарате през нашата услуга за проверка.
